HotelSynk · Documento Legal
Política de Devoluciones y Reembolsos
HotelSynk · Soluciones tecnológicas para hotelería
En HotelSynk nos esforzamos por ofrecer servicios digitales de alta calidad, incluyendo la implementación de software y servicios de suscripción.
La presente Política de Devoluciones y Reembolsos (en adelante, la “Política”) establece las condiciones bajo las cuales se podrán solicitar devoluciones o reembolsos, de conformidad con el Estatuto del Consumidor colombiano (Ley 1480 de 2011) y demás normas aplicables.
Servicios de Implementación (Pago único)
Los servicios de implementación, configuración, diseño web y puesta en marcha del sistema, al tratarse de servicios personalizados y a la medida, que implican la asignación de recursos técnicos, humanos y tecnológicos desde el inicio del proyecto, no son reembolsables una vez que:
- Se haya iniciado el proceso de implementación
- Se haya ejecutado total o parcialmente el servicio
- Se hayan realizado actividades técnicas, configuraciones o integraciones asociadas al proyecto
Lo anterior se fundamenta en que se trata de servicios personalizados, conforme a lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011 (Colombia), en los cuales no aplica el derecho de retracto, así como en las prácticas comerciales aplicables a servicios digitales personalizados en los Estados Unidos.
HotelSynk presta estos servicios mediante el uso de infraestructura tecnológica propia y de terceros, incluyendo servidores en la nube, plataformas de integración, herramientas de automatización y software especializado.
El Cliente reconoce y acepta que:
- La ejecución del servicio puede involucrar plataformas y proveedores externos
- Parte del servicio depende de infraestructura tecnológica de terceros, sobre la cual HotelSynk no tiene control directo
- Pueden presentarse ajustes técnicos, dependencias o variaciones propias del entorno tecnológico
En consecuencia, HotelSynk no será responsable por retrasos, fallas o limitaciones atribuibles a proveedores externos, integraciones o condiciones técnicas fuera de su control razonable.
No obstante, HotelSynk garantiza la ejecución del servicio conforme al alcance y especificaciones acordadas con el Cliente.
Planes de Soporte y Suscripción (Servicios Recurrentes)
Los planes de soporte y servicios recurrentes (suscripciones mensuales u otros períodos) otorgan al Cliente el acceso continuo a la plataforma, funcionalidades, actualizaciones, soporte técnico y demás recursos asociados al servicio.
Dichos servicios se prestan bajo un modelo de software como servicio (SaaS) y mediante el uso de infraestructura tecnológica propia y de terceros, incluyendo servidores en la nube, sistemas de integración, herramientas de automatización y plataformas externas.
Los pagos realizados por concepto de suscripción no son reembolsables una vez iniciado el período de facturación correspondiente, debido a que:
- El acceso al servicio se habilita desde el inicio del ciclo
- Se asignan recursos tecnológicos, licencias y capacidad operativa
- Se activan funcionalidades, integraciones y servicios asociados
El Cliente podrá cancelar su suscripción en cualquier momento. No obstante:
- La cancelación será efectiva al finalizar el ciclo de facturación vigente
- El Cliente mantendrá acceso al servicio hasta el último día del período pagado
- No se realizarán reembolsos por el tiempo restante del ciclo ya facturado
En caso de promociones comerciales (como períodos gratuitos, descuentos o beneficios iniciales), HotelSynk se reserva el derecho de definir las condiciones específicas de activación, duración y continuidad del servicio, incluyendo el inicio automático del cobro una vez finalizado el período promocional.
El Cliente reconoce y acepta que:
- El servicio depende de infraestructura tecnológica y proveedores externos, sobre los cuales HotelSynk no tiene control directo
- Pueden presentarse interrupciones, ajustes o cambios derivados de dichas plataformas
- El uso del servicio implica la gestión y procesamiento de información en sistemas de terceros
En consecuencia, HotelSynk no será responsable por fallas, interrupciones, limitaciones o indisponibilidad del servicio atribuibles a terceros o a factores fuera de su control razonable.
Derecho de Retracto (Art. 47 – Ley 1480/2011)
El derecho de retracto es la facultad que tiene el consumidor de desistir de la contratación de un servicio dentro de un plazo determinado.
En HotelSynk, este derecho se aplicará conforme a lo establecido en la Ley 1480 de 2011, bajo las siguientes condiciones:
- Plazo: El Cliente podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato o aceptación del servicio
- Condición para servicios digitales: El derecho de retracto no será aplicable cuando la prestación del servicio haya comenzado con el consentimiento previo, expreso e informado del Cliente, lo cual incluye, entre otros:
- Activación de la cuenta
- Acceso a la plataforma
- Inicio de configuraciones o integraciones
- Uso efectivo de funcionalidades
- Servicios personalizados: El derecho de retracto no aplicará en servicios personalizados o hechos a la medida, tales como implementación, configuración, desarrollo, diseño web o cualquier servicio que implique adaptación específica para el Cliente
- Servicios soportados en infraestructura tecnológica: El Cliente reconoce que los servicios pueden prestarse mediante infraestructura tecnológica propia y de terceros, incluyendo plataformas en la nube, sistemas de automatización y herramientas externas, por lo cual la activación del servicio implica el inicio de su ejecución
Aplicación del derecho de retracto
En caso de que el derecho de retracto sea ejercido de manera válida y procedente, es decir, cuando:
- No se haya iniciado la prestación del servicio
- No se haya activado el acceso a la plataforma
- No se trate de un servicio personalizado
HotelSynk procederá a la devolución total del dinero pagado, sin descuentos ni retenciones, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que se ejerció el derecho.
Reversión del Pago (Art. 51 – Ley 1480/2011)
La reversión del pago es un mecanismo legal que permite al consumidor solicitar la devolución de un pago realizado mediante tarjeta de crédito, débito o cualquier instrumento de pago electrónico, bajo las causales establecidas en la ley.
El Cliente podrá solicitar la reversión del pago ante la entidad financiera emisora del instrumento de pago y notificar a HotelSynk en los siguientes casos:
- Cuando el Cliente haya sido objeto de fraude
- Cuando la operación corresponda a una transacción no solicitada
- Cuando el servicio adquirido no haya sido prestado
- Cuando el servicio prestado no corresponda a lo solicitado o sea defectuoso
El Cliente deberá presentar la solicitud dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al momento en que tuvo conocimiento de la causal, tanto ante HotelSynk como ante la entidad financiera correspondiente.
Condiciones aplicables
La reversión del pago no procederá cuando:
- El servicio haya sido prestado conforme a lo contratado
- El Cliente haya autorizado el inicio del servicio y este se haya ejecutado total o parcialmente
- El Cliente haya hecho uso efectivo del servicio o de la plataforma
- No se configure alguna de las causales establecidas en la ley
El Cliente reconoce que los Servicios pueden prestarse mediante infraestructura tecnológica propia y de terceros, por lo cual HotelSynk no será responsable por fallas, interrupciones o incidentes atribuibles a proveedores externos o a factores fuera de su control razonable.
Garantía Legal
HotelSynk garantiza que sus servicios de software, implementación y soporte se prestarán con la calidad, idoneidad y seguridad razonablemente esperadas, de conformidad con lo establecido en el Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011).
En caso de que un servicio presente fallas o no cumpla con las características ofrecidas, el Cliente podrá solicitar la aplicación de la garantía legal, la cual podrá incluir, según corresponda:
- Corrección o ajuste del servicio
- Reejecución parcial o total
- Prestación de un servicio equivalente
- En casos excepcionales, la devolución del dinero
Lo anterior estará sujeto a la evaluación técnica y legal del caso, teniendo en cuenta la naturaleza del servicio y las condiciones de uso.
La garantía no será aplicable cuando las fallas o inconvenientes se originen en:
- Uso indebido, incorrecto o no autorizado del servicio por parte del Cliente
- Configuraciones, modificaciones o intervenciones realizadas por el Cliente o terceros
- Fallas, interrupciones o limitaciones derivadas de infraestructura tecnológica de terceros, incluyendo servicios en la nube, integraciones, APIs o plataformas externas
- Factores externos o situaciones fuera del control razonable de HotelSynk
El Cliente reconoce que los servicios pueden prestarse mediante infraestructura tecnológica propia y de terceros, por lo cual HotelSynk no garantiza la operación continua, ininterrumpida o libre de errores del servicio.
Solicitudes de Reembolso, Retracto o Reversión
Para solicitar la revisión de un caso de reembolso, ejercer el derecho de retracto o iniciar un proceso de reversión de pago, el Cliente deberá comunicarse con HotelSynk a través de los siguientes canales:
📧 Correo electrónico: info@hotelsynk.com
📞 Teléfono: +57 312 8998938
La solicitud deberá ser presentada de forma clara, completa y verificable, e incluir como mínimo la siguiente información:
- Nombre completo del Cliente
- Servicio adquirido, especificando si corresponde a implementación, suscripción u otro
- Fecha de la transacción
- Motivo detallado de la solicitud, indicando si se trata de retracto, reversión o garantía
- Pruebas o soportes que respalden la solicitud (capturas de pantalla, correos, comprobantes, entre otros)
HotelSynk podrá solicitar información adicional o complementaria cuando sea necesario para evaluar el caso.
Las solicitudes que no cumplan con los requisitos mínimos o que se encuentren incompletas podrán no ser tramitadas hasta tanto el Cliente aporte la información requerida.
La presentación de la solicitud no implica su aceptación automática, la cual estará sujeta a la verificación de las condiciones establecidas en la presente Política y en la normativa aplicable.
Tiempos de Respuesta y Ejecución del Reembolso
Las solicitudes serán evaluadas por el equipo de HotelSynk en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la recepción completa de la solicitud, siempre que esta cumpla con los requisitos establecidos en la presente Política.
En caso de que la solicitud se encuentre incompleta o requiera información adicional, el término comenzará a contarse a partir del momento en que el Cliente proporcione la información requerida.
Una vez aprobada la solicitud, el reembolso se realizará a través del mismo medio de pago utilizado en la transacción original, salvo que se acuerde otro mecanismo entre las partes.
El tiempo de procesamiento del reembolso dependerá de la entidad financiera o proveedor de pagos, por lo que puede variar y se encuentra fuera del control directo de HotelSynk.
En consecuencia, HotelSynk no será responsable por demoras atribuibles a entidades bancarias, pasarelas de pago o proveedores externos.
Contacto
Para cualquier consulta, solicitud o aclaración relacionada con la presente Política de Devoluciones y Reembolsos, el Cliente podrá comunicarse a través de los siguientes canales:
HotelSynk
Outlets Colombia LLC
HotelSynk atenderá las solicitudes dentro de los términos establecidos en la normativa aplicable y conforme a los procedimientos internos definidos para tal fin.
Vigencia de la Política
La presente Política de Devoluciones y Reembolsos rige a partir de su fecha de publicación en el sitio web y tendrá vigencia indefinida.
HotelSynk se reserva el derecho de modificar, actualizar o sustituir esta Política en cualquier momento, a su discreción, con el fin de adaptarla a cambios en la legislación colombiana, normativa internacional aplicable, jurisprudencia, prácticas comerciales o políticas internas de la compañía.
Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en el sitio web.
Cuando los cambios sean sustanciales, HotelSynk podrá notificar al Cliente a través de los canales de contacto registrados o mediante avisos dentro de la plataforma.
El uso continuo de los servicios de HotelSynk después de la publicación de los cambios constituirá la aceptación expresa de la Política actualizada.
Es responsabilidad del Cliente revisar periódicamente esta Política para mantenerse informado sobre cualquier modificación.